Jaanuarikuu jooksul koostatakse puhkusegraafik (seda sätestab Puhkuseseaduse § 15), mis tehakse töötajatele allkirja vastu teatavaks. Meie asutuses kinnitab asutuse juht selle oma käskkirjaga. Kui see tegamata, siis teatab töötaja oma puhkusele mineku soovist tööandjat kirjalikult vähemalt kaks nädalat ette. Kui kõik ok, siis peaks järgnema asutuse juhi käskkiri/korraldus/ puhkusele lubamise kohta.
Kui puhkusegraafik olemas, siis see ongi raamatupidamisele aluseks puhkuserahade õigeaegseks arvestamiseks. Kui aga tööataja ei saa mingil põhjusel graafikujärgsele puhkusele minna, siis esitab ta ikka oma tööandja nimele avalduse puhkuse soovi kohta. Kuidas asutuses dokumendid liiguvad, see peaks olema asutuse sisemise töö korraldus.

meil lisaks graafikule ka puhkuseleht (blankett selline tehtud),selle peal töötaja nimi,jsk (meil 4 jsk).puhkuseperiood, päevade arv,puhkusel viibimise aeg ja allkirjad-töötaja ja juhataja.kui jsk-st tuuakse puhkuseleht siis sekretär paneb sellele nr ja annab raamatupidamisse.graafikut jälgib iga jsk ise ja raamatupidaja,kes siis vahel neile ka meelde tuletab. vahel kui töötaja ei saa minna puhkusele,mis igańes põhjusel,siis kokkuleppel tõstetakse puhkus ümber.meil on see aastaid nii ja toimib.see puhkuseleht on nagu kinnitus et nüüd töötaja hakkab puhkama

töötaja tuleb minu juurde ise. arvutis on blankett, trükin välja ja ta kirjutab alla. Kord oli nii, et juhtus, et ta ikkagi ei saanud minna, keegi haigestus, siis jäi puhkus ära.